Yapay Zeka Sanal Asistan rehberi

Beş dakikada başlayın

Sanal Asistan, randevuyla çalışan işletmeler için bir ön bürodur. Müşterilerinizle sohbet eder, boş saatlerinize randevu verir, onay ve hatırlatma gönderir ve mesajları size iletir.

1. 1AI Ekip'e giriş yapın ve kenar çubuğunda Sanal Asistan'ı açın. 14 günlük ücretsiz deneme dahil tüm planlarda bulunur.
2. 2Yeni asistan'a tıklayın. Kurulum üç adımdır: işletmeniz, hizmetleriniz ve saatleriniz, ve son kontrol.
3. 3Asistan oluşturulduğunda Kanallar sekmesi size bir randevu sayfası bağlantısı ve web siteniz için tek satırlık bir kod verir; WhatsApp, Telegram veya SMS de buradan bağlanır.
4. 4Müşterilerinizle paylaşmadan önce randevu sayfasını açın ve sohbeti kendiniz deneyin.

Randevu sayfanız asistanı oluşturduğunuz anda çalışır, ama bağlantıyı paylaşana ya da kodu ekleyene kadar kimse bulamaz. Her şeyi sonradan değiştirebilirsiniz.

İşletmenizi anlatın

Asistan yalnızca Ayarlar'da yazdıklarınıza göre yanıt verir. Yanıt orada yoksa bunu söyler ve mesaj almayı önerir; ne kadar çok yazarsanız o kadar çok soruya yanıt verebilir.

İşletme bilgileri

Adres ve yol tarifi, otopark, fiyatlar, ödeme yöntemleri, iptal kuralları, konuştuğunuz diller, yanınızda getirilmesi gerekenler ve her gün duyduğunuz soruların yanıtları. Sade cümleler en iyi sonucu verir; en fazla 20.000 karakter yazabilirsiniz.

Talimatlarınız

Nasıl davranması gerektiği, örneğin "Yeni hastalar ücretsiz bir ön görüşmeyle başlar." ya da "Önce en erken boş saati öner."

Ton ve dil

Samimi, profesyonel veya resmi. Varsayılan dil ilk yanıt içindir; başka bir dilde yazan müşteriler kendi dillerinde yanıt alır.

İlk mesaj

Müşterilerin sohbeti açtığında gördüğü karşılama mesajı.

Yapay zeka modeli

Değiştirmek için bir nedeniniz yoksa varsayılanı kullanın. Her yanıt cüzdanınızdaki tokenleri kullanır.

Bir müşteriye söylemeyeceğiniz hiçbir şeyi yazmayın: asistan bunu aktarabilir.

Hizmetler, çalışma saatleri ve izinler

Bunlar öneri değil, kuraldır. Randevu sistemi, yapay zeka ne derse desin, biri randevu aldığında bunları her seferinde kontrol eder. Hepsini Hizmetler ve saatler sekmesinde bulursunuz.

Hizmetler

Bir ad, dakika cinsinden süre, isteğe bağlı bir mola (toparlanmak veya yol için) ve isteğe bağlı fiyat ve açıklama. Bir hizmeti silmeden gizlemek için Alınabilir seçeneğini kapatın.

Çalışma saatleri

Her gün randevuların başlayıp bitebileceği saatler. Bir günde birden fazla aralık olabilir; örneğin öğle arası için 09:00–13:00 ve 14:00–18:00. Saat girilmemiş günler kapalıdır.

İzinler

Tatilleri ve dışarıda olduğunuz öğleden sonraları kapatın. O saatlerde zaten alınmış randevular iptal edilmez; onları Randevular sekmesinden taşıyın veya iptal edin.

Randevu kuralları

En kısa bildirim süresi (varsayılan 2 saat), müşterilerin kaç gün sonrasına randevu alabileceği (varsayılan 60) ve başlangıç saatlerinin ne sıklıkla önerileceği (varsayılan 30 dakikada bir).

Saat dilimi

Saatler Ayarlar'daki saat dilimine göredir ve müşteriler de saatleri bu saat diliminde görür.

Takviminiz

Sekmenin üstünde özel bir takvim adresi oluşturun ve tüm randevuları görmek için Google Takvim'de (Diğer takvimler → URL'den), Outlook veya Apple Takvim'de bu adrese abone olun. Adresi gizli tutun; başkasına geçerse yenisini oluşturun. Çift yönlü senkronizasyon yakında geliyor.

aiekip.com/assistants

Tam boyutta görüntüle

Müşteriler boş saat göremiyorsa hizmetin alınabilir olduğunu, o günün çalışma saatleri olduğunu ve en kısa bildirim süresi ile randevu aralığının buna izin verdiğini kontrol edin.

Web sitenize ekleyin ve paylaşın

Kanallar sekmesini açın. Size bir randevu sayfası bağlantısı ve web sitenize sohbet düğmesi ekleyen tek satırlık bir kod verir.

Randevu sayfası

aiekip.com/assistant/adınız. Müşteriler sohbet edebilir ya da formla randevu alabilir. Google İşletme Profilinize randevu bağlantısı olarak, Instagram ve WhatsApp'a, e-posta imzanıza ekleyin ya da ön büro için QR kod olarak yazdırın.

Sohbet düğmesi

Kodu kopyalayın ve sitenizin her sayfasında kapanış </body> etiketinin hemen önüne yapıştırın. Sağ alt köşede marka renginizde yuvarlak bir sohbet düğmesi görünür.

WordPress

Bir üst bilgi ve alt bilgi kod eklentisi kullanın ve kodu alt bilgi (footer) bölümüne yapıştırın.

Wix

Ayarlar → Özel kod → Özel kod ekle. Tüm sayfaları seçin ve gövdenin (body) sonuna yerleştirin.

Squarespace

Site ayarlarınızda Kod enjeksiyonu (Code injection) bölümünü açın ve kodu Footer kutusuna yapıştırın.

Webflow

Site ayarları → Özel kod → Footer kodu, ardından siteyi yayınlayın.

Shopify

Online Mağaza → Temalar → Kodu düzenle → theme.liquid, ve kodu </body> etiketinin hemen üstüne yapıştırın.

Bazı site oluşturucular özel koda yalnızca ücretli planlarda izin verir. Sizinki izin vermiyorsa randevu sayfası bağlantısını paylaşın. Kodu bir kez yapıştırırsınız: AI Ekip'te yaptığınız değişiklikler sitenizde hemen görünür.

WhatsApp, Telegram, SMS ve e-postayı bağlayın

Müşteriler kendi mesajlaşma hesaplarınıza da yazabilir ve asistan orada yanıt verir. Bunları Kanallar sekmesinin altından bağlayın; tüm sohbetler aynı gelen kutusuna düşer.

Telegram

Telegram'da @BotFather'ı açın, /newbot gönderin ve bir ad seçin. Verdiği tokeni yapıştırıp Telegram'ı bağla'ya tıklayın. Hepsi bu: botunuza gelen mesajlar hemen asistana ulaşır.

WhatsApp

Bir Meta uygulamasında (developers.facebook.com) WhatsApp Business numarasına ihtiyacınız var. Telefon numarası kimliğini, kalıcı bir erişim tokenini ve Uygulama gizli anahtarını yapıştırın; ardından AI Ekip'te gösterilen geri çağırma URL'sini ve doğrulama tokenini WhatsApp → Yapılandırma bölümüne kopyalayıp messages alanına abone olun. Meta webhook'u doğruladığında durum Bağlı olur.

SMS

Kendi Twilio hesabınızdan bir numara kullanın. Account SID'yi, auth tokeni ve numarayı uluslararası biçimde yapıştırın; numaranın SMS webhook'unu sizin için asistanınıza yönlendiririz.

E-posta

Bağladığınız e-posta kutularından birini (Gmail, Outlook veya IMAP) seçip E-postayı bağla'ya tıklayın; henüz yoksa kart, nereden ekleyeceğinizi gösterir. Yeni postalar her dakika kontrol edilir ve aynı adresten, aynı yazışma içinde yanıtlanır. Gelen kutusunda zaten olan postalara dokunulmaz; bültenler, otomatik yanıtlar ve Satış Ajanı gönderilerinize gelen yanıtlar da yanıtlanmaz. hello@ gibi ayrı bir adres en iyisidir.

Oradan randevu

WhatsApp, Telegram ve SMS'te müşteriler e-posta adresi olmadan randevu alabilir: onay, hatırlatma ve her değişiklik aynı sohbette gönderilir. E-posta verirlerse e-postaları da alırlar.

Yanıtlarınız

Gelen kutusundan yanıt verdiğinizde mesajınız aynı uygulamadan gönderilir.

Her uygulamanın kuralları

WhatsApp yalnızca müşterinin son mesajından sonraki 24 saat içinde yanıta izin verir; daha sonraki yanıtlar reddedilir ve teslim edilmedi olarak gösterilir. SMS'te STOP yazan müşteriye başka bir şey gönderilmez. E-posta yanıtları, Satış Ajanı ile paylaşılan e-posta kutusunun günlük gönderim sınırına sayılır.

Kendi hesaplarınızı kullandığınız için Meta ve Twilio mesajlaşma ücretlerini doğrudan size faturalar. Bir kanalı istediğiniz zaman anahtarıyla kapatabilir ya da bağlantısını kesebilirsiniz.

Telefon aramalarını yanıtlayın

Asistan, Twilio numaranıza gelen aramaları da yanıtlayabilir. Önce numarayı SMS için bağlayın, sonra Kanallar sekmesinde aynı karttaki Telefon aramalarını yanıtla seçeneğini açın.

Arama sırasında

Arayanı karşılama mesajınızla selamlar, dinler ve asistanın dilinde kısa, konuşma diliyle cümlelerle yanıt verir. Tıpkı sohbette olduğu gibi soruları yanıtlayabilir, randevu alabilir, taşıyabilir veya iptal edebilir ve mesaj alabilir.

Arayanı aktarma

Aramaları aktar alanına bir numara ekleyin. Arayanın bir kişiyle konuşması gerektiğinde asistan bunu söyler ve aramayı aktarır. Boş bırakırsanız ekip onları geri arar; mesaj gelen kutunuza düşer.

Aramadan sonra

Aramanın tamamı gelen kutunuzda yazılı olarak durur. Oraya yazdığınız yanıt arayana SMS ile gönderilir. Aramada alınan randevuların hatırlatmaları da SMS ile gider ve arayan TAMAM veya HAYIR diye yanıtlayabilir.

Yanıtlayamadığında

Asistan çevrimdışı, duraklatılmış veya konuşma hakkı bitmişse arayanlar şu anda kimsenin aramayı yanıtlayamadığını duyar ve size cevapsız arama mesajı gelir; ya da arama doğrudan aktarma numaranıza gider.

Asistan düşünürken her sıra birkaç saniye sürer; arayanlar kısa bir duraklama duyar. Twilio arama dakikalarını ve konuşma tanımayı Twilio hesabınıza faturalandırır.

Müşterileriniz ne görür

Müşteriler sohbette ya da randevu sayfasındaki formla randevu alır. Her iki durumda da aynı kurallar geçerlidir.

1. 1Sohbette soru sorar ve bir saat isterler. Asistan yalnızca boş olduğunuz saatleri önerir.
2. 2Randevudan önce adlarını ve e-postalarını (isterseniz telefonlarını da) sorar, hizmeti ve saati tekrar eder ve onaylarlarsa randevuyu oluşturur.
3. 3Randevu sayfasında ayrıca bir hizmet seçip boş bir saat belirleyerek kısa bir form doldurabilirler.
4. 4Google Takvim, Outlook veya Apple Takvim için bir takvim dosyası ve değiştirme ya da iptal bağlantısı içeren bir onay e-postası alırlar.
5. 5Aynı sohbette ya da randevudan önce istedikleri zaman bağlantıyla taşıyabilir veya iptal edebilirler. Her değişiklikten haberdar edilirsiniz.

aiekip.com/assistant/bright-smile-dental

Tam boyutta görüntüle

Asistan yalnızca aynı sohbette alınan randevuları görebilir ve değiştirebilir. Diğer her şey için müşteriyi e-postasındaki bağlantıya yönlendirir ya da sizin için mesaj alır.

Onaylar ve hatırlatmalar

E-postalar müşteriye otomatik olarak gider. Sizin bir şey göndermeniz gerekmez.

Onaylar

Bir randevu alındığında, taşındığında veya iptal edildiğinde, takvim dosyası ve değiştirme ya da iptal bağlantısıyla gönderilir.

Hatırlatmalar

Her randevudan önce, varsayılan olarak 24 saat önce bir e-posta. Zamanlamayı (en fazla bir hafta önce) değiştirin ya da hatırlatmaları kapatmak için 0 yapın: Hizmetler ve saatler → Randevu kuralları.

Kısa süreli randevular

Biri hatırlatma süresinin içinde randevu alırsa onay e-postası hatırlatma yerine geçer; böylece iki e-posta almaz.

Yanıtlar

Bir müşteri bu e-postalardan birine yanıt verirse yanıt size gelir: Ayarlar'daki adrese ya da hesap e-postanıza.

WhatsApp, Telegram veya SMS üzerinden alınan randevuların hatırlatması da oradan gider; müşteri onaylamak için TAMAM, iptal etmek için HAYIR yazabilir. Onaylanan randevular Randevular sekmesinde görünür.

Gelen kutunuz: mesajlar ve devirler

Gelen kutusu sekmesi, asistanın bir insan gerektiren her şeyi size getirdiği yerdir. Ayrıca bir e-posta ve uygulama içi bildirim alırsınız.

Alınan mesaj

Bir müşteri geri aranmak istedi ya da sizin için telefonu ve e-postasıyla birlikte bilgi bıraktı. Bekleyemeyecek mesajlar Acil olarak işaretlenir.

Devir

Bir müşteri bir kişiyle görüşmek istedi, şikayette bulundu ya da hassas bir konu açtı. Yapay zeka o sohbette yanıt vermeyi bırakır ve müşteriye birinin dönüş yapacağını söyler.

Yanıt verme

Sohbeti açın ve yazın. Yanıtınız müşterinin sohbetinde görünür ve siz Yapay zekaya geri ver'e tıklayana kadar yapay zeka o sohbette sessiz kalır.

Tamam ve Kapat

İlgilendiğiniz bir uyarıyı Tamam olarak işaretleyin. Bir sohbeti arşivlemek için Kapat'ı kullanın; açık uyarıları da çözülmüş olur.

aiekip.com/assistants

Tam boyutta görüntüle

Asistan hiç yanıt veremediğinde (duraklatıldığında, tokenleri bittiğinde veya yapay zeka hata verdiğinde) müşteri kibar bir not alır ve mesaj sohbet başına bir kez gelen kutunuza düşer.

Randevular ve kişiler

Randevular sekmesi bir haftayı gösterir: müşteri, hizmet, notları ve randevunun nereden alındığı (sohbet, randevu sayfası veya siz).

Yeni randevu

Bir hizmet ve boş bir saat seçin ya da çalışma saatleriniz dışında randevu vermek için Herhangi bir saat'i açın; yine de başka bir randevuyla çakışamaz. Bir kişi seçin veya yeni birini yazın. E-posta adresini eklerseniz onay e-postası alır.

Taşıma veya iptal

Her randevudaki menüyü kullanın. Müşteri yeni saati ya da iptali bildiren bir e-posta alır.

Tamamlandı ve gelmedi

Kayıtlarınız ve gelmeme sayılarınız doğru kalsın diye randevuları gerçekleştikten sonra işaretleyin.

Kişiler

Randevu alan ya da bilgilerini veren herkes notları, randevuları ve sohbetleriyle birlikte Kişiler sekmesine kaydedilir. Sohbette yazılan bilgiler eksik alanları doldurur ama mevcut bir kişinin bilgilerinin üzerine asla yazmaz.

aiekip.com/assistants

Tam boyutta görüntüle

Duraklatın, çevrim dışı alın veya silin

Duraklat

Yapay zeka yanıt vermeyi bırakır. Müşteriler yine de yazabilir ve formla randevu alabilir; mesajları gelen kutunuza düşer. Tekrar açmak için Devam et'e tıklayın.

Çevrim dışı

Randevu sayfasını ve web sitesi sohbetini durdurmak için Ayarlar'da Çevrim içi seçeneğini kapatın; örneğin kurulum sırasında ya da tatilde. Müşteriler e-postalarındaki bağlantıyla yine de iptal edebilir.

Sil

Asistanı hizmetleri, randevuları, kişileri ve sohbetleriyle birlikte siler. Geri alınamaz ve randevusu olan müşterilere bildirim gitmez.

Planlar, limitler ve ücretlendirme

Sanal Asistan tüm planlarda bulunur. Planlar, çalıştırabileceğiniz asistan sayısı ve bunların her ay karşılayabileceği müşteri sohbeti sayısına göre farklılık gösterir.

Sohbetler

Bir sohbet, bir müşterinin sohbetidir. Aylık limite ulaşıldığında asistan yeni sohbetleri yanıtlamayı bırakır ve mesajlarını size iletir. Formla randevu almak çalışmaya devam eder.

Tokenler

Her yapay zeka yanıtı, diğer temsilcilerimizde olduğu gibi cüzdanınızdaki tokenleri kullanır. Genel bakış sekmesi bu ay kullanılan tokenleri gösterir. Cüzdan biterse asistan yanıt vermek yerine mesajları size iletir.

Etkinlik Merkezi, webhook'lar ve MCP

Etkinlik Merkezi

Her randevu, değişiklik, mesaj ve yanıt, diğer yapay zeka temsilcilerinizle birlikte Etkinlik Merkezi'nde kaydedilir. Sanal Asistan'a göre filtreleyin, arayın ve CSV olarak dışa aktarın.

Webhook'lar

Ayarlar → Webhook'lar bölümüne bir https adresi ekleyin; her randevu, değişiklik, onay, alınan mesaj ve devir oraya JSON olarak, X-AIEkip-Signature ile (imzalama anahtarınızla HMAC-SHA256) imzalanmış şekilde gönderilir. CRM'inizi güncellemek veya bir AI Ekip otomasyonu başlatmak için kullanın. Denemek için bir test olayı gönderin.

MCP

Asistanları, hizmetleri, saatleri, randevuları ve gelen kutusunu api.aiekip.com/mcp adresindeki AI Ekip MCP sunucusu üzerinden Claude, Cursor ve diğer MCP istemcilerinden yönetin.

Gizlilik ve güvenlik

Diğer müşteriler

Asistan, ne yazılırsa yazılsın, bir müşteriye asla başka birinin randevularını veya bilgilerini göstermez.

Tavsiye

Tıbbi, hukuki veya finansal tavsiye vermez ve acil durumda insanlara yerel acil numarayı aramalarını söyler.

Sağlık kayıtları

Bir tıbbi kayıt sistemi değildir. Sohbette müşterilerden sağlık kaydı veya kimlik numarası istemeyin.

Sohbetler

Bir müşterinin sohbeti yalnızca kendi tarayıcısından açılabilir. Siz tüm sohbetleri gelen kutunuzda görürsünüz.

Sorun giderme

Hâlâ takıldınız mı? Bize ulaşın ve hangi asistanla ilgili olduğunu söyleyin.